Jl. Dr.Wahidin Raya No 1 Jakarta 10710
134 ID | EN


Gerakan Efisiensi

 

Instruksi Menteri Keuangan

IMK-346/IMK.01/2017
Gerakan Efisiensi sebagai Penguatan Budaya Kementerian Keuangan

TUJUAN
“Setiap rupiah yang kita belanjakan secara tidak efisien akan menghilangkan kesempatan untuk membangun Republik”  
 
Menteri Keuangan Sri Mulyani Indrawati
 Executive Gathering Kemenkeu, 10 Januari 2017
Mewujudkan perbaikan budaya organisasi Kementerian Keuangan guna mendorong reformasi birokrasi dan menjadi branding Kemenkeu secara nasional

   EFISIENSI PELAKSANAAN TUGAS

Work-life Balance

Percepatan Pelaksanaan Tugas

Pembahasan Kebijakan Yang Efektif
Pemanfaatan jam kerja secara efektif dan meminimalisir jam lembur, dengan tetap memperhatikan tanggung jawab dan penyelesaian pelaksanaan tugas
Percepatan pelaksanaan tugas antara lain melalui percepatan proses untuk berkas masuk/keluar pada level unit eselon I, II, III, dan IV
Pengelolaan rapat pembahasan yang tepat waktu dan terstandardisasi (antara lain kejelasan durasi rapat, tujuan rapat, dan penetapan peserta rapat yang berkompeten)

   EFISIENSI ANGGARAN BIROKRASI

Efisiensi Perjadin

Pembatasan RDK

Pengurangan Snack Rapat

Pembatasan Makan Siang
Pembatasan frekuensi dan jumlah peserta perjalanan dinas
  • Perjalanan Dinas hanya dilakukan untuk kegiatan yang tidak terhindarkan;
  • Untuk kegiatan-kegiatan monitoring dan evaluasi sedapat mungkin menggunakan sarana teknologi informasi untuk berkomunikasi antar wilayah
Pembatasan frekuensi dan jumlah peserta Rapat Dalam Kantor di Luar Jam Kerja (RDK) dan menginisiasi kemungkinan penghapusan RDK
Pembatasan pemberian kudapan (makanan kecil/snacks) dengan alternatif kudapan/buah lokal yang tidak disajikan per individu (self service)
Pembatasan pemberian makan siang dalam acara rapat yang hanya melibatkan Pegawai Negeri Sipil/Aparatur Sipil Negara
 

Honor Tim & Narasumber yang Rasional

Go Green

Efisiensi Pengadaan Barang/Jasa
Pembatasan pemberian honorarium tim kerja dan narasumber bagi Pegawai Negeri Sipil/Aparatur Sipil Negara di lingkungan Kementerian Keuangan khususnya tim kerja dan narasumber yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi yang bersangkutan
Penggunaan Air, Listrik, Alat Tulis Kantor (ATK), dan internet yang efisien
Baik dalam hal teknis pelaksanaan tahapan proses pengadaan, maupun efisiensi atas realisasi penggunaan anggaran

   TANYA JAWAB SEPUTAR GERAKAN EFISIENSI

   Apa itu gerakan efisiensi?

Gerakan efisiensi merupakan salah satu program unggulan dari inisiatif strategis penguatan budaya Kementerian Keuangan sesuai dengan KMK-974/KMK.01/2016 dan telah dicanangkan melalui Instruksi Menteri Keuangan Nomor IMK-346/IMK.01/2017. Gerakan tersebut merupakan wujud implementasi nilai-nilai Kementerian Keuangan dalam bentuk perubahan pola pikir dan perilaku melalui efisiensi pelaksanaan tugas dan efisiensi anggaran birokrasi.

   Mengapa kita harus melakukan gerakan efisiensi? Apakah urgensi yang menyebabkan perlunya gerakan efisiensi?

Kementerian Keuangan tidak berpuas diri dengan pencapaian yang sudah ada dan senantiasa melakukan perbaikan untuk menjadi lebih baik sesuai dengan semangat nilai kesempurnaan.  Di dalam implementasi Reformasi Birokrasi di Kementerian Keuangan, masih terdapat ruang perbaikan yang berdampak besar bagi peningkatan efisiensi birokrasi, seperti:

  1. masih perlunya dorongan untuk perubahan pola pikir (mindset), pola kerja dan motivasi dalam pelaksanaan tugas yang efektif dan efisien;
  2. masih terbukanya peluang untuk efisiensi dalam penggunaan anggaran.
Gerakan efisiensi adalah upaya konkrit Kementerian Keuangan dalam melaksanakan Reformasi Birokrasi sesuai arahan presiden dan grand design Reformasi Birokrasi 2010-2025. Melalui gerakan efisiensi, diharapkan Kementerian Keuangan dapat menjadi inspirasi bagi bangsa dalam meningkatkan pengelolaan keuangan secara akuntabel yang berorientasi kepada hasil (outcomes).  
   Apa saja yang menjadi cakupan gerakan efisiensi?

Gerakan efisiensi mencakup upaya-upaya efisiensi pelaksanaan tugas dan upaya-upaya efisiensi anggaran birokrasi.

  1. Efisiensi pelaksanaan tugas dilaksanakan antara lain melalui pemanfaatan jam kerja secara efektif sesuai prinsip yang menyeimbangkan kehidupan pribadi-keluarga-sosial (work-life-balance), pengelolaan waktu pelaksanaan tugas dan pengelolaan rapat yang efektif.
  2. Efisiensi anggaran birokrasi dilaksanakan melalui penghematan belanja operasional:
    • pembatasan frekuensi dan jumlah peserta perjalanan dinas;
    • pembatasan frekuensi dan jumlah peserta Rapat Dalam Kantor di luar jam kerja (RDK);
    • pembatasan pemberian kudapan (snack) dan makan siang;
    • pembatasan pemberian honorarium tim kerja dan narasumber;
    • pembatasan penggunaan air, listrik, telepon, ATK dan internet; dan
    • efisiensi pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
   Apakah yang dimaksud dengan Work Life Balance dalam gerakan efisiensi ini? Apakah semua pegawai WAJIB pulang kantor secara on-time?

Work life balance merupakan pendekatan pola kerja yang menyeimbangkan kehidupan kerja, kehidupan keluarga dan kehidupan sosial.  Pegawai diharapkan untuk memaksimalkan pemanfaatan jam kerja secara efektif sehingga memiliki waktu luang untuk kehidupan keluarga dan kehidupan sosial.

Namun demikian, implementasi work life balance tetap memperhatikan tanggung jawab dan penyelesaian pelaksanaan tugas.
   Bagaimana memastikan bahwa efisiensi tidak mengurangi kualitas output dan kinerja?

Gerakan efisiensi tetap dapat dilakukan tanpa mengurangi kualitas output dan kinerja dengan cara sebagai berikut:

  • Memilah kegiatan dan belanja yang dilakukan efisensi secara tepat, yaitu kegiatan dan belanja yang tidak memberi nilai tambah signifikan bagi organisasi;
  • Membangun budaya berinovasi dan membuat terobosan-terobosan seperti pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi;
  • Membangun sistem reward yang jelas bagi pihak-pihak yang berhasil menjalankan gerakan efisiensi;
  • Menerapkan sistem pengawasan kerja yang lebih efektif dengan mengoptimalkan peran tiga lini pertahanan (three lines of defense) Kementerian Keuangan.
   Berapa besar penghematan belanja operasional yang diharapkan dari gerakan efisiensi ini?

Penurunan belanja birokrasi bukan satu-satunya tujuan dari implementasi Gerakan Efisiensi melainkan kepatutan pelaksanaan kegiatan. Gerakan Efisiensi mengajak untuk berpikir cara alternatif untuk melaksanakan kegiatan dengan biaya yang lebih rendah, lebih efisien, beretika dan tetap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

   Bagaimana kriteria perjalanan dinas yang dapat dilakukan?

Masing-masing unit diharapkan dapat menyusun kriteria dan prioritas untuk melakukan perjalanan dinas berdasarkan asas efisiensi, efektifitas dan kepatutan. Perjalanan dinas hendaknya dilakukan untuk kegiatan yang tidak terhindarkan seperti kegiatan yang memerlukan observasi langsung, kegiatan yang memerlukan interaksi intensif dengan pemangku kepentingan dan kegiatan yang tidak dapat digantikan dengan sarana teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia.

Dalam hal perjalanan dinas harus dilakukan, maka frekuensi dan jumlah pesertanya diharapkan tetap memperhatikan kebutuhan dan kepatutan.

   Bolehkah membentuk tim kerja dan membayar honornya? Bagaimana dengan honor narasumber?

Pada dasarnya, tidak ada larangan dalam pembentukan tim kerja. Namun demikian, pelaksanaan tugas diharapkan lebih mengutamakan peran unit yang memiliki tugas pokok dan fungsi terkait dengan mengedepankan prinsip sinergi antar unit.
Terkait honorarium, tim kerja dan narasumber yang masih berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi yang bersangkutan sepatutnya tidak diberikan honorarium.

   Apakah Rapat Dalam Kantor di Luar Jam Kerja (RDK) masih diperbolehkan? Jika ya, berapa frekuensi yang diijinkan?

RDK hanya diprioritaskan untuk keperluan penyelesaian tugas yang mendesak yang tidak dapat diselesaikan pada jam kerja. Masing-masing unit sepatutnya mengutamakan penyelesaian pelaksanaan tugas pada jam kerja.
Dalam hal pelaksanaan RDK harus dilakukan, maka masing-masing unit diharapkan dapat menentukan peserta RDK dan konsinyering secara selektif.

   Bagaimana dengan rapat yang harus dilakukan pada jam makan siang mengingat padatnya jadwal, apakah dapat diberikan makan siang?

Pemberian makan siang diharapkan hanya dilakukan untuk rapat yang melibatkan peserta yang bukan Aparatur Sipil Negara. Dengan demikian, seluruh rapat termasuk pada jam makan siang yang hanya melibatkan Aparatur Sipil Negara sepatutnya tidak diberikan makan siang mengingat telah diberikan uang makan.

   Manfaat apa yang akan diperoleh pegawai dari efisiensi pelaksanaan tugas?

Pegawai akan memperoleh manfaat dari efisiensi pelaksanaan tugas di antaranya:

  1. sebagai kontribusi nyata pegawai untuk efisiensi anggaran untuk pembangunan bangsa
  2. memiliki waktu luang untuk keluarga dan beraktivitas sosial di masyarakat (tercipta work-life balance);
  3. merasakan suasana kerja positif yang berorientasi pada kebaikan bersama;
  4. memperoleh citra positif dari para pemangku kepentingan akibat perbaikan layanan yang diberikannya.
   Akan digunakan untuk apa hasil efisiensi anggaran birokrasi pada level Kementerian Keuangan?

Hasil efisiensi direalokasikan untuk belanja yang lebih strategis dan produktif.

   Mengapa gerakan ini terkesan hanya berfokus pada hal-hal yang relatif kecil seperti penghematan kudapan, makan siang, listrik ataupun air?

Kementerian Keuangan akan senantiasa mengedepankan etika dalam penggunaan anggaran, tanpa harus melihat besar kecilnya anggaran.   Belanja yang relatif kecil, apabila dikumpulkan secara nasional, akan memiliki dampak yang signifikan pada keuangan negara. 
Gerakan efisiensi menekankan pentingnya perubahan pola pikir dan perilaku yang diharapkan menjadi fondasi dalam penerapan efisiensi pelaksanaan tugas dan efisiensi penggunaan anggaran secara berkelanjutan di Kementerian Keuangan.
Gerakan efisiensi juga merupakan bagian dari terobosan efisiensi birokrasi yang lebih besar di Kementerian Keuangan yang juga mencakup penyempurnaan proses bisnis dan penyempurnaan layanan yang dapat berdampak pada streamlining organisasi dan proses bisnis.

   Apakah efisiensi birokrasi hanya diinstruksikan untuk pegawai Kementerian Keuangan saja?

Efisiensi birokrasi dimulai dari Kementerian Keuangan yang secara tugas dan fungsi mengelola keuangan negara. Gerakan efisiensi yang sudah dimulai diharapkan menjadi contoh dalam pengelolaan keuangan negara yang efektif, efisien dan beretika. Ke depannya, gerakan ini diharapkan dapat diikuti oleh Kementerian/Lembaga lain serta pemerintah daerah.  

   Sampai kapan gerakan efisiensi ini akan diterapkan?

Pada prinsipnya, tidak ada batas waktu dalam penerapan gerakan efisiensi ini. Gerakan efisiensi ini hanya pemicu. Prinsip efisiensi akan selalu menjadi acuan dalam pelaksanaan tugas dan penggunaan anggaran di Kementerian Keuangan.  

   Bagaimana dengan unit yang sudah melakukan penganggaran dengan efisien, apakah masih perlu melakukan gerakan ini?

Bagi unit yang sudah melakukan pengganggaran secara efisien, gerakan efisiensi tetap perlu menjadi acuan, terutama dalam mencari terobosan dan perubahan pola kerja yang mendorong peningkatan efisiensi.  

   Jika memang arahnya efisiensi, mengapa tidak langsung dilakukan pemotongan anggaran?

Pendekatan gerakan efisiensi lebih menekankan pada perubahan pola pikir dan perilaku untuk menggunakan anggaran secara lebih bijak dan beretika. Walaupun anggaran tersedia, hanya akan dipergunakan apabila benar-benar diperlukan.  

   Jika ingin melakukan efisiensi, mengapa tidak langsung melakukan pengurangan pada Standard Biaya Masukan (SBM)?

Standar biaya yang diatur pada SBM merupakan standar tertinggi atas suatu item biaya. Melalui gerakan efisiensi, akan dibangun kesadaran untuk menggunakan SBM sesuai kepatutan. Sebagai bagian dari efisiensi, akan dilakukan review terhadap komponen SBM yang dapat mendorong gerakan efisiensi.

   Bagaimana pengukuran capaian IKU penyerapan dengan adanya IMK ini?

IKU penyerapan anggaran telah disempurnakan sehingga mencakup komponen penyerapan, efisiensi dan output. Dalam rangka implementasi efisiensi di Kemenkeu, mekanisme penilaian kinerja akan dilakukan penyempurnaan dan memberikan nilai tambah bagi unit yang berhasil melakukan efisiensi.  

   Mengapa tidak diterbitkan aturan yang lebih teknis mengenai efisiensi di level Kementerian Keuangan?

Masing-masing Unit Eselon I di Kementerian Keuangan memiliki kebutuhan pelaksanaan tugas yang berbeda-beda. Oleh karenanya, gerakan efisiensi ini disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan pelaksanaan tugas masing-masing unit Eselon I.

   Siapakah yang bertanggung jawab atas kesuksesan implementasi Gerakan Efisiensi?

Kesuksesan Gerakan Efisiensi menjadi tanggung jawab seluruh jajaran pimpinan dan pegawai Kementerian Keuangan. Namun demikian, IMK Gerakan Efisiensi secara khusus mengamanatkan:

  1. Sekretaris Jenderal untuk:
    • Mengoordinir implementasi dan melakukan evaluasi Inisiatif Penguatan Budaya Kemenkeu;
    • Melakukan kajian pemberian penghargaan bagi unit kerja yang berhasil melakukan efisiensi;
  2. Direktur Jenderal Anggaran dan Direktur Jenderal Perbendaharaan untuk mereview komponen Standar Biaya Masukan yang dapat mendorong Gerakan Efisiensi;
  3. Inspektur Jenderal dan Kepala/Petugas Unit Kepatuhan Internal untuk mengawasi pelaksanaan Gerakan Efisiensi di lingkungan Kementerian Keuangan; dan
  4. Para Pejabat Pembuat Komitmen untuk mengelola anggaran pada satuan kerja masing-masing secara efektif, efisien, dan beretika.
   Kemana saya dapat menyampaikan pertanyaan lainnya atau saran terkait IMK ini?

Pertanyaan dan saran terkait IMK Gerakan Efisiensi dapat diajukan kepada Project Management Office (PMO) masing-masing Unit Eselon I ataupun Central Transformation Office (CTO) melalui email transformasi@kemenkeu.go.id