Jl. Dr.Wahidin Raya No 1 Jakarta 10710
134 ID | EN

E-Office, Modernisasi Persuratan di Era Digital

oleh Hendik Tri Wahyudi pegawai Direktorat Jenderal Perbendaharaan

 

            Dengan diterapkannya Undang-Undang (UU) nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau yang lebih kita kenal dengan UU ITE, pengelolaan persuratan yang semula menggunakan kertas dapat dilaksanakan dengan menggunakan dokumen digital.  Saat ini, pengelolaan persuratan masih menggunakan  pola lama dengan menggunakan kertas dan ditandatangan oleh pejabat yang berwenang. Kedepan, pengelolaan persuratan tidak perlu dilakukan secara manual dan mencetak hardcopy, namun dapat dilakukan secara digital dengan menggunakan aplikasi. Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) sebagai salah satu unit eselon I Kementerian Keuangan, sesuai Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan (Dirjen Perbendaharaan) nomor SE-40/PB/2018,  akan segera menerapkan aplikasi ini pada bulan September 2018.

            Aplikasi ini dinamakan e-Office dengan karakteristik bersifat web service dan single database. Dengan sifat web service, aplikasi ini sangat mengandalkan jaringan, kecepatan proses sangat bergantung dengan baik atau tidaknya kondisi jaringan internet. Semakin bagus kondisi internet maka semakin cepat pemrosesan dan sebaliknya apabila terdapat gangguan pada jaringan internet, maka pemrosesan surat dapat berhenti. Dengan penggunaan single database, data ganda pada tempat yang berbeda seperti yang terjadi pada persuratan secara manual dimana satu surat diarsipkan di dua tempat yang berbeda, dapat dihindarkan.

Dengan aplikasi ini, konsep surat yang semula dicetak pada kertas dapat dilakukan di aplikasi dan dapat langsung dilakukan perbaikan oleh pihak atau pejabat yang akan memberikan persetujuan. Surat yang semula ditanda tangan dan distempel pada hardcopy, cukup disetujui pada aplikasi dan akan dihasilkan tandatangan berupa digital signature. Pihak yang terlibat dalam pembuatan surat akan terdeteksi dan terekam dalam aplikasi, mulai dari pelaksana sampai pihak terkahir yang memberikan persetujuan.Dengan penerapan aplikasi ini, banyak keunggulan dan keuntungan yang didapat, diantaranya :

A. Cepat

Dengan menggunakan pengiriman surat digital, surat dapat dikirimkan secara langsung dan bersifat real time. Begitu surat disetujui pada aplikasi e-office, surat dikirimkan ke unit internal sesuai tujuan yang tertera pada alamat. Misalkan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Bandung II mengirimkan surat ke Kantor Wilayah (Kanwil) DJPb Provinsi Papua, setelah surat disetujui oleh Kepala Kantor, sekretaris langsung mengirimkan ke Kanwil DJPb Provinsi Papua dan saat itu juga muncul di surat masuk sekretaris Kakanwil Provinsi Papua. Apabila pengiriman dilakukan secara manual, maka akan membutuhkan waktu paling tidak  2 hari.

Contoh lain adalah surat dari kantor pusat yang dikirim ke kantor daerah. Apabila pengiriman surat dilakukan secara manual maka dokumen ke kantor daerah akan diterima dalam waktu yang lama terutama daerah yang terpencil. Pengiriman surat dengan memakai aplikasi e-0ffice ini memungkinkan pengiriman ke seluruh daerah dengan waktu sangat cepat dengan sekali klik. Dengan kecepatan waktu pengiriman ini,  dapat berdampak pada kecepatan tindak lanjut atas surat yang dikirim. Jika ada surat yang bersifat sangat segera, maka dapat segera ditindaklanjuti tanpa terkendala lamanya waktu pengiriman surat.

B. Efisien

Pengiriman hardcopy hanya dilakukan terhadap surat kepada pihak eksternal dan pengiriman ke pihak internal yang menurut ketentuan memang dipersyaratkan mengirimkan dokumen hardcopynya. Sebagai contoh, kantor pusat DJPb yang mempunyai instansi vertikal berjumlah 216 satker, dalam sekali pengiriman surat secara manual dibutuhkan biaya yang tidak sedikit, belum lagi intensitas pengiriman surat ke daerah yang sangat sering. Dengan penggunaan e-office, maka biaya kirim hardcopy melalui ekspedisi dapat dipangkas.

Dengan membuat surat lewat aplikasi e-office, apabila terdapat kesalahan dapat langsung diperbaiki oleh atasan. Hal ini dapat menurunkan penggunaan kertas dalam pembuatan konsep surat yang biasanya dicoret dan diberi catatan apabila ada kesalahan. Dengan tidak perlunya pencetakan hardcopy juga dapat menurunkan konsumsi penggunaan kertas. Hal ini juga berpengaruh terhadap penggunaan toner printer. Semakin sering printer digunakan untuk mencetak maka konsumsi toner juga semakin besar dan sebaliknya jika printer jarang digunakan untuk mencetak maka konsumsi toner juga semakin rendah. Pada akhirnya dengan penggunaan e-office maka konsumsi penggunaan toner printer semakin berkurang.

Dengan penggunaan e-office, volume penggandaan dokumen juga dapat ditekan. Sebagai contoh disaat persuratan masih dengan sistem manual, apabila ada surat yang harus dibagikan kepada seluruh pegawai, maka surat tersebut harus digandakan sebanyak jumlah pegawai. Dengan penggunaan e-office, surat dapat diteruskan ke surat masuk masing-masing pegawai dan pegawai yang bersangkutan dapat membacanya pada komputer masing-masing. Dalam skala nasional, apabila surat ditujukan kepada masing-masing pegawai yang jumlahnya ribuan, maka biaya yang ditimbulkan sangat besar.

1. Mendukung implementasi ISO

Salah satu yang menjadi aspek penilaian dalam sertifikasi ISOadalah manajemen pengarsipan. Sistem ini sudah mewadahi penataan arsip secara sistematis, dokumen hardcopy di kantor diarsipkan secara digital dan sistematis sesuai peraturan kearsipan. Seluruh dokumen surat masuk, surat keluar, dokumen keuangan, kepegawaian, dokumen terkait layanan di scan dan diunggah kedalam sistem e-office sehingga apabila dokumen hardcopy rusak atau hilang maka dokumen digital masih tersimpan di database dan dapat digunakan atau dicetak lagi.

Penataan arsip dengan menggunakan aplikasi ini termasuk pengisian informasi tempat penyimpanan mulai dari ruangan, rak, dan box arsip. Informasi letak arsip terdapat pada sistem e-office sehingga apabila suatu saat arsip tersebut dicari, maka tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama dalam pencariannya. Penginputan informasi jadwal retensi arsip juga diwadahi dalam aplikasi ini sehingga pegawai bagian pengarsipan dapat dengan mudah mengetahui arsip yang dapat dihapuskan dan yang belum dapat dihapuskan.

2. Aman dan Terdokumentasi

Dengan sistem ini, tidak perlu dikhawatirkan dengan hilang atau rusaknya dokumen karena semua sudah tersimpan secara digitalisasi di server yang ditempatkan di Pusintek. Dengan sistem single database, semua data disimpan pada server yang berkapasitas besar. Backup data selalu dilakukan untuk menjaga keamanan data apabila sewaktu-waktu terjadi hambatan pada server utama. Untuk masuk ke aplikasi ini, digunakan user masing-masing pegawai sehingga pihak yang terlibat dalam pembuatan surat terdokumentasikan. Pihak yang membuat konsep dan yang memberi persetujuan terdokumentasi dengan baik sehingga jika suatu saat dibutuhkan orang yang bertanggungjawab terhadap isi surat, maka akan lebih mudah melacaknya.

3. Mudah, Dapat Diakses Kapanpun dan Dimanapun

Dengan sistem webservice dan server yang menyala 24 jam dalam sehari, memungkinkan pengguna dapat mengakses aplikasi ini selama 24 jam dalam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Pengguna dapat mengakses dengan personal komputer (laptop) dari mana saja. Dengan teknologi telepon genggam yang semakin canggih, pengguna juga dapat mengakses aplikasi ini dengan menggunakan telepon genggam yang dimiliki. Sebagai contoh, apabila ada pejabat masih dalam perjalanan di mobil, pada saat yang sama ada surat masuk ke surat masuk pejabat tersebut, maka pejabat tersebut dapat langsung membaca isi surat dengan telepon genggamnya serta dapat langsung memberikan disposisi tindak lanjut atas surat tersebut.

 

4. Mendukung Program Go Green

Pemerintah sedang menggalakkan program go green dimana salah satu caranya adalah dengan mengurangi penggunaan kertas. Dengan konsumsi kertas yang kecil, akan berdampak pada eksplorasi hutan-hutan sebagai bahan dasar dari pembuatan kertas. Hutan sebagai sumber oksigen dan paru-paru dunia akan tetap terjaga karena tidak ditebang secara besar-besaran untuk memenuhi bahan baku pembuatan kertas.

Penerapan sistem ini sagat membutuhkan kesiapan dari semua SDM yang terlibat terutama merubah pola yang sudah terbiasa denganmembaca dan mendisposisi surat dikertas, menjadi di layar komputer, laptop atau telepon genggam. Pola yang juga harus dirubah adalah apabila di meja tidak ada tumpukan kertas, berarti tidak terdapat surat yang harus ditindaklanjuti. Dengan digitalisasi dokumen, pegawai harus sering berhadapan dengan layar monitornya, tidak ada kertas di meja bukan berarti tidak ada surat yang masuk, namun semua sudah digitalisasi dengan sistem e-office.

Perubahan pola ini dapat terlaksana jika ada aturan yang mewajibkan pengguna untuk menjalankannya. Untuk itu peran pimpinan dalam merumuskan kebijakan dalam pelaksanaannya menjadi sangat penting, penetapan aturan seperti surat edaran, standar operasional prosedur dan petunjuk teknis diperlukan demi lancarnya pelaksanaan persuratan dengan menggunakan aplikasi e-office ini.

Dengan berbagai keuntungan dan keunggulan ini, aplikasi e-office sangat cocok diterapkan di instansi pemerintahan khususnya instansi yang memiliki kantor vertikal di seluruh wilayah Indonesia. Banyak instansi pemerintah pusat yang mempunyai kantor daerah bahkan sampai ke pelosok pedalaman, jika seluruh instansi pemerintah menggunakan aplikasi ini maka upaya untuk menghemat keperluan sehari-hari perkantoran dari alat tulis kantor dapat terlaksana dan pada akhirnya dana APBN dapat dihemat dan dapat dialokasikan untuk kegiatan yang lebih produktif dan bermanfaat.